C’è una frase che si sente ripetere spesso nei corridoi degli hotel o durante le riunioni tra albergatori: “In alta stagione siamo sempre pieni.” Una dichiarazione che suona rassicurante, quasi a voler chiudere il discorso con un sigillo di efficienza. Ma a ben guardare, non è così. Non lo è quasi mai. E soprattutto, non lo è nei numeri.

Chiunque gestisca una struttura ricettiva sa che tra la realtà delle prenotazioni e il consuntivo di fine stagione c’è un gap sistematico che raramente viene analizzato con lucidità.

La convinzione di essere “al completo” è spesso smentita da una semplice lettura dettagliata del report giornaliero: giorno dopo giorno, ci sono sempre una o due camere che restano invendute.

A volte anche di più. Ma quasi mai nessuna.

Questa discrepanza ha un nome: si chiama variabile distorsiva, e ignorarla significa accettare passivamente una perdita economica evitabile.

Le variabili distorsive sono tutti quegli eventi che compromettono la piena occupazione pur in presenza di una domanda elevata e apparentemente “satura”.

Alcune di queste dinamiche sono ben note: cancellazioni last minute, no-show, check-out anticipati.

Si tratta di fenomeni che, sebbene statisticamente modesti nel singolo caso, assumono un peso significativo nel bilancio complessivo quando si moltiplicano per decine di camere e per tutta la durata dell’alta stagione.

Un albergo con circa cinquanta camere, durante l’alta stagione che dura in media un centinaio di giorni, potrebbe arrivare a fine stagione con dalle 150 alle 300 notti invendute. Chiunque può farsi due conti su quanto questo significhi in termini di mancati incassi.

Il ruolo dell’overbooking: da rischio a risorsa

La gestione strategica dell’overbooking è l’antidoto più efficace a queste variabili.

È importante distinguere tra oversale – ovvero vendere più camere di quante se ne abbiano e poi dover spostare clienti – e overbooking controllato, che è una pratica ben diversa.

Quest’ultima si basa su una stima intelligente e supportata dai dati delle probabilità di cancellazione e no-show.

Un overbooking ragionato, calibrato su una percentuale sostenibile – ad esempio una camera ogni 20 disponibili – consente di riempire quelle camere che, altrimenti, resterebbero vuote.

È una leva tattica di revenue management che permette di allineare la capacità potenziale a quella reale.

Naturalmente, serve prudenza.

Il margine di sicurezza è necessario per evitare riprotezioni indesiderate, ma chiudere troppo presto la disponibilità online o bloccare i canali di vendita per timore di “sforare” può risultare ancora più dannoso.

Uno degli errori più comuni è quello di chiudere le vendite sui portali OTA e sul proprio sito appena si raggiunge un livello di occupazione percepito come “pieno”.

In realtà, con le giuste impostazioni e una strategia di pricing dinamico, è possibile lasciare le vendite aperte fino all’ultimo, beneficiando di prenotazioni in extremis che vanno proprio a coprire i buchi imprevisti creati da una cancellazione o da un’assenza.

Chiudere i canali online dovrebbe essere una scelta di estrema ratio, non un automatismo.

Meglio ancora, dovrebbe essere evitata del tutto, tranne in caso di eventi straordinari o problemi gestionali.

L’importanza di misurare e analizzare

Per correggere la falsa percezione del “siamo sempre pieni” serve un cambio di mentalità, ma anche strumenti adeguati.

Monitorare ogni giorno la differenza tra camere teoricamente occupate e camere effettivamente utilizzate è il primo passo.

Solo analizzando con regolarità i dati si può capire dove e quanto si perde, e correggere in tempo reale.

Dire “siamo pieni” può far sentire efficienti, ma non rende un’impresa davvero redditizia.

Le camere vuote per cause evitabili sono un costo piuttosto ricorrente.

Gestire le variabili distorsive con lucidità, prevedere l’inevitabile, e adottare strumenti come l’overbooking controllato è il modo migliore per passare dalla percezione alla realtà.

Chi guida una struttura alberghiera deve affrontare questi numeri con professionalità e spirito critico.

Solo così è possibile trasformare ogni stagione non in una bella impressione, ma in un vero successo misurabile.

Buon lavoro e… buone vendite (fino all’ultima camera)

Franco Grasso